Website counter

четвртак, 11. фебруар 2010.

Faza pred otvaranje hotela (pre-opening phase)

Pre-opening faza

Faza pred otvaranje hotela ili pre opening faza ključna je za svaki novi hotel.

U zavisnosti od tipa i veličine hotela, može da traje od 12 do 18 meseci za srednje i
veće hotele i od šest do devet meseci za hotele od oko 50 soba. U pre opening
fazi šrafe se svi oni zupčanici koji kasnije bez ikakvih problema treba da
održavaju rad čitavog mehanizma. Ako tu napravite greške, posledice ćete
snositi kasnije, a one često mogu da budu teške i skupe za otklanjanje.

Pre opening faza počinje tiho iako je gradilište već otvoreno i u
punom je jeku. Budući da se mnogi pitaju zašto je pre opening
faza bitna, treba naglasiti da je ona najbitnija. U trenutku kada
se hotel otvara i kada pretposlednji majstori odlaze iz zgrade, rezervacije
već treba da postoje i da prvi gosti budu u hotelu. Hotel se nikada
ne otvara kada je 100 odsto gotov: najsitniji radovi uvek se završavaju
kada je objekat već počeo da radi. Poenta pre opening faze jeste
da se ne gubi vreme, jer se u otvaranje hotela ulažu milionske sume i
objekat što pre treba da se nađe na tržištu. Zbog toga i postoje druge
faze kao što je post opening, koja takođe traje dugo (od devet do 12
meseci) i u kojoj se završavaju najsitniji zanatski radovi.

U skladu sa planiranim datumom za otvaranje hotela otvara se i
pre opening kancelarija. Za hotele kao što je Holiday In, pre opening
office, odnosno kancelarija, otvara se od 12 do 18, a u manjim
hotelima (oko 50 soba) od šest do devet meseci ranije. Kancelarija
se otvara polako, jer su već prikupljene sve potrebne dozvole (za
gradnju, otvaranje), postoji prihvaćen biznis plan, koncept, izgled i
ime hotela.


Pre opening fazu i kancelariju otvara GM hotela koji je obično
budući direktor. U nekim slučajevima, doduše retkim, pre opening
direktor po otvaranju predaje ključeve direktoru hotela. Pre opening
kancelarija po otvaranju obično ima samo generalnog menadžera i
još jednog saradnika.
Tada priprema hotela počinje da se razvija u
više pravaca. Prvo se zapošljava sledeći nivo visokog menadžmenta
budućeg hotela: prvi čovek prodaje i marketinga, finansija, F&B sektora
i room division. Po započinjanju pre opening faze raspolaže se
određenim budžetom. Finansije koje su na raspolaganju, a koje
detaljno planira GM, moraju da prate sva ulaganja u hotel i da,
između ostalog, obuhvataju sve što je neophodno: od iznajmljivanja
prostora za kancelarije, preko personala, do marketinškog materijala.

U ovoj fazi pravi se i organizacioni skelet hotela, koji već postoji u
biznis planu, ali sada polako dobija finalni oblik. Nakon što smo
doveli top-menadžment, počinje da se formira i HR služba koja
polako odabira ostatak menadžmenta, i to od vrha nadole.

Kada je o marketingu i prodaji reč, u zavisnosti od toga kom obliku
i tipu pripada hotel, pravi se marketinški plan – od filozofije i politike
cena do distribucionih kanala kojima će se doći do medijskog
nastupa i plasirati informacije u javnost. Dok se marketing bavi svojim
planovima, tim koji se bavi sobama utvrđuje kategorizaciju, što
je veoma bitno kako bi prodaja znala čime raspolaže i šta prodaje.
Definiše se broj soba, njihov standard, mogućnosti menjanja i prilagođavanja
određenim situacijama, nakon čega se mogu staviti u
poslovne ponude i marketinški se promovisati.
Paralelno s tim F&B sektor bavi se svojim delom posla, organizacijom
kuhinja u svim restoranima ili kafeima u hotelu, kao i možda
najbitnijim segmentom – konferencijskim salama, njihovim kapacitetima
i najboljim načinima za njihovu eksploataciju. Osim toga, prave
se i strategije uvezivanja kongresnih i konferencijskih sala sa room
division sektorom.

Velike obaveze ima i pravni sektor. Mnogo je papirologije kojom
taj sektor mora da se bavi u fazi pred otvaranje hotela, jer je potrebno
sakupiti dokumentaciju za sve oprativne elemente, standardna
pravila koja se u početku odnose samo na osoblje zaposleno u
hotelu, a kasnije i na sve ostalo. Ukoliko je hotel deo nekog velikog
lanca, implementiraće se njihovi standardi, a ukoliko nije, definišu se
sopstveni. Posle definisanja standarda priprema se dokumentacija za
kategorizaciju, a ujedno i sanitarni koncept jer će uslediti dolazak
velikog broja komisija i inspekcija.

Nakon regrutacije top-menadžmenta, podele poslova i deljenja
zadataka, prelazi se na sledeći nivo – regrutaciju srednjeg menadžmenta.
Ta faza počinje tri meseca nakon otvaranja pre opening
kancelarije. U tom periodu počinju da se razrađuju operativa i programi
za edukaciju kadrova i obuku personala. Sve se više ulazi u
detalje: biranje inventara, koje ćemo smerove kuhinje imati, šta
ćemo raditi na baru, kakve ćemo tipove specijalnih događaja praviti,
za koje ćemo se aktivnosti specijalizovati, obeležavanje hotela
spolja i iznutra, pristup hotelu, kako ćemo biti odeveni, kao i niz
detalja o kojima će biti reči i u post opening fazi.

Pre opening fazi sve vreme prisustvuju GM i prvi nivo menadžmenta.
Njihova komunikacija mora da bude veoma bliska i intenzivna
na dnevnom nivou. U početku svi posećuju gradilište prateći
razvoj događaja, ali kako se radovi privode kraju, njihova prisutnost
sve je veća. Zbog toga je veoma bitno da se pre opening kancelarija
nalazi u blizini gradilišta.

Kako je cela faza pred otvaranje hotela napeta i raspolaže se sa
puno različitih informacija koje se često menjaju na dnevnom nivou,
u komunikaciji između GM i menadžmenta ponekad dođe i do nerazumevanja,
pa zbog toga treba što češće komunicirati kako bi svi
nesporazumi bili brzo rešavani. U pre opening fazi šrafe se svi oni
zupčanici koji kasnije bez ikakvih problema treba da održavaju rad
čitavog mehanizma. Ako tu napravite greške, posledice ćete snositi
kasnije, a one često mogu da budu i velike. Koliko god da je svako
specijalizovan za svoj segment, u ovoj fazi dolazi do čestih preplitanja,
pa je neophodna bliska saradnja i dobra komunikacija.

Poslednjih četiri do šest nedelja pre opening faze jeste ključni period,
a o tome, kao i o ostalim segmentima te faze (sve do otvaranja),
pričaćemo u sledećem tekstu.

Нема коментара:

Постави коментар